| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Grundprinzip | Rein strukturiertes XML-Dokument | Hybrides Format: PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
| Lesbarkeit | Für Menschen meist über Viewer oder ERP darzustellen | PDF ist direkt lesbar; strukturierte Daten liegen zusätzlich im XML vor |
| Typische Verwendung | Öffentliche Auftraggeber (B2G) sowie andere passende B2B-Prozesse | B2B-Austausch, wenn sichtbares Dokument und strukturierte Daten gemeinsam gewünscht sind |
| Prüfung | XML und Geschäftsregeln des gewählten Profils prüfen | XML, PDF und deren Übereinstimmung im passenden Profil prüfen |
| Wichtig | Leitweg-ID und Empfängeranforderungen können bei B2G relevant sein | Profil auswählen, das zum konkreten Anwendungsfall und den gesetzlichen Vorgaben passt |
Was ist XRechnung?
XRechnung ist ein standardisiertes, strukturiertes XML-Format für elektronische Rechnungen. Es wird in Deutschland insbesondere für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verwendet. Da die Rechnung aus maschinenlesbaren Daten besteht, wird für die menschliche Sichtprüfung häufig eine Darstellung in einem ERP, Viewer oder einer anderen Anwendung benötigt.
Beim Versand an Behörden müssen zusätzlich die jeweiligen Anforderungen des Empfängers beachtet werden – zum Beispiel Übermittlungsweg, Pflichtangaben und gegebenenfalls eine Leitweg-ID. B2G-Vorgaben sind nicht mit den B2B-Regeln gleichzusetzen.
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD ist ein hybrides Rechnungsformat. Eine PDF/A-3-Datei enthält ein eingebettetes XML mit strukturierten Rechnungsdaten. Ein Mensch kann das PDF lesen; Software kann die eingebetteten Daten automatisiert weiterverarbeiten. Für eine Anerkennung als E-Rechnung muss die gewählte Version beziehungsweise das Profil die rechtlichen und technischen Anforderungen erfüllen.
Das PDF und die XML-Daten müssen zusammenpassen. Deshalb sollte nicht nur geprüft werden, ob ein ERP „ZUGFeRD exportiert“, sondern auch, ob die verwendete Profilvariante für Empfänger und Geschäftsvorfall geeignet ist und validiert werden kann.
Was bedeutet EN 16931?
EN 16931 ist die europäische Norm für das semantische Datenmodell elektronischer Rechnungen. Sie definiert zentrale Rechnungsinformationen und deren Bedeutung, etwa Verkäufer, Käufer, Positionen, Beträge und Steuerinformationen. Technische Syntaxen und nationale Ausprägungen setzen diese Vorgaben um. Nicht jede XML-Datei und nicht jedes PDF mit Rechnungsdaten ist deshalb automatisch eine normgerechte E-Rechnung.
Welches Format sollten Sie wählen?
Eine pauschale Empfehlung ist selten sinnvoll. Entscheiden Sie pro Prozess und Empfänger. Prüfen Sie, welche Formate Lieferanten, Kunden, Behörden, ERP und Buchhaltung tatsächlich annehmen oder ausgeben können. Legen Sie Profile und Austauschwege fest und testen Sie die gesamte Kette – einschließlich fehlerhafter Daten und Korrekturen.
- Empfänger- und Branchenvorgaben erfassen.
- Gesetzliche Anforderungen und Ausnahmen mit Steuerberatung prüfen.
- ERP-Funktionen, Formate und Versionen konkret abfragen.
- Ein- und Ausgangsbelege mit Testdateien validieren.
- Protokollierung, Freigabe und Archivierung abstimmen.
Prüffragen für Ihren ERP-Anbieter
- Welche XRechnung-Versionen und ZUGFeRD-Profile werden unterstützt?
- Kann das System Rechnungen automatisiert empfangen und den Inhalt für Anwender anzeigen?
- Wie erkennt das System Fehler in XML, Pflichtfeldern oder Beträgen?
- Wird geprüft, ob PDF und XML im ZUGFeRD-Dokument übereinstimmen?
- Wie werden Anhänge, Gutschriften, Korrekturen und Anzahlungen behandelt?
- Wie werden Originaldatei, Prüfstatus und Bearbeitungshistorie aufbewahrt?
- Welche Schnittstellen und Übertragungswege sind im Angebot enthalten?
Mehr zur gesetzlichen Einordnung und zu Übergangsfristen lesen Sie in unserer Übersicht E-Rechnung in Deutschland. Die aktuellen steuerlichen Anforderungen veröffentlicht das Bundesfinanzministerium.