Was ist eine E-Rechnung?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt im deutschen Umsatzsteuerrecht eine Rechnung nur dann als E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF per E-Mail ist daher grundsätzlich keine E-Rechnung im neuen Sinne, sondern eine „sonstige Rechnung“.
Die Regeln betreffen grundsätzlich inländische B2B-Umsätze, für die eine umsatzsteuerliche Rechnungspflicht besteht. Es gibt gesetzliche Ausnahmen und Übergangsregelungen. B2C-Rechnungen und die besonderen Vorgaben für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) sind gesondert zu betrachten.
Welche Fristen gelten für Unternehmen?
Empfang und Versand müssen auseinandergehalten werden: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten befristete Übergangsregeln. Die vereinfachte Übersicht orientiert sich an den FAQ des Bundesfinanzministeriums (BMF):
| Zeitraum | Was gilt grundsätzlich? | Worauf achten? |
|---|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Empfang einer E-Rechnung muss grundsätzlich möglich sein. | Ein E-Mail-Postfach kann als Empfangsweg genügen; die anschließende Verarbeitung und Aufbewahrung muss ebenfalls organisiert sein. |
| Bis 31.12.2026 | Übergangsregelungen erlauben unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin sonstige Rechnungen. | Für unstrukturierte elektronische Formate wie PDF ist grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich; die genauen Voraussetzungen sind zu prüfen. |
| Ab 01.01.2027 | Für Aussteller mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr endet die allgemeine Übergangserleichterung grundsätzlich. | Umsatzgrenze und weitere Sonderregeln genau anhand des BMF prüfen. |
| Ab 01.01.2028 | Die Übergangsregelungen enden grundsätzlich auch für die übrigen betroffenen Aussteller. | Ausnahmen bestehen weiterhin, etwa für bestimmte Kleinbetragsrechnungen und Sonderfälle. |
Die konkrete Einordnung kann von Umsatzart, Rechnungsbetrag und weiteren Umständen abhängen. Aktuelle Grundlage: BMF-FAQ zur E-Rechnung (Stand März 2026) und die jeweils geltenden gesetzlichen Regelungen.
Was müssen Unternehmen organisatorisch und technisch prüfen?
Eine E-Rechnung ist mehr als ein neuer Dateianhang. Der Prozess muss strukturierte Daten korrekt entgegennehmen, sachlich prüfen, sachgerecht verbuchen und im Originalformat aufbewahren. Beim Versand müssen Rechnungserstellung, Validierung, Übermittlung und Korrekturabläufe zusammenpassen.
- Empfang: Wo kommen Rechnungen an, wer überwacht das Postfach und wie werden Vertretungen geregelt?
- Formatprüfung: Kann das System XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Profile erkennen und technisch prüfen?
- Kontierung: Wie werden Rechnungsdaten mit Bestellung, Wareneingang, Kostenstelle und Steuerschlüssel abgeglichen?
- Freigabe: Bleiben Prüf-, Genehmigungs- und Eskalationswege nachvollziehbar?
- Archivierung: Werden strukturierte Rechnungsdaten unverändert und revisionssicher im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt?
- Versand: Können die erforderlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil ausgegeben und Übermittlungsnachweise gesichert werden?
- Ausnahmen: Wie werden Gutschriften, Anzahlungen, Korrekturen, Kleinbeträge und Sonderfälle behandelt?
Die Rolle des ERP-Systems
Das ERP kann Rechnungsdaten aus Einkauf, Warenwirtschaft und Buchhaltung verbinden. Prüfen Sie mit Ihrem Anbieter nicht nur, ob ein Format „unterstützt“ wird, sondern was das im konkreten Prozess bedeutet: Welche Profile und Versionen werden verarbeitet? Welche Validierungsregeln greifen? Wie werden Fehler angezeigt? Lässt sich die strukturierte Rechnung samt relevanter Informationen in den Freigabe- und Archivierungsablauf übernehmen?
Testen Sie typische Belege aus Ihrem Alltag – mit korrekten und fehlerhaften Beispielen. Beziehen Sie Buchhaltung, Einkauf, IT und die steuerliche Beratung ein, bevor Sie den Prozess produktiv schalten.
Wie starten Sie die Umstellung?
- Bestandsaufnahme: Rechnungsvolumen, Absender, Empfänger und vorhandene Systeme erfassen.
- Pflicht und Ausnahmen: betroffene Prozesse mit steuerlicher Beratung einordnen.
- Zielprozess definieren: Eingang, Prüfung, Freigabe, Buchung, Rückfragen und Archiv festlegen.
- Systemfähigkeit testen: Formate, Schnittstellen, Rechte und Fehlerbehandlung mit echten Beispielen prüfen.
- Pilot und Schulung: kleinen Prozessumfang erproben, Verantwortliche schulen, Fehler korrigieren.
- Überwachung etablieren: Ablehnungen, fehlende Daten und offene Belege regelmäßig auswerten.
Weiterführende Informationen
Die Formate werden ausführlicher auf der Seite XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich erklärt. Die ERP-Auswahl-Checkliste hilft, E-Rechnungsfunktionen in eine größere Systementscheidung einzubeziehen.
Zuletzt fachlich geprüft: 24. Oktober 2026. Rechtslage und Verwaltungsauffassung können sich ändern.