1. Projektziel und Ausgangslage festhalten
Dokumentieren Sie zuerst, warum Sie ein ERP-System suchen: Ist das aktuelle System technisch am Ende, fehlen Funktionen, gibt es Medienbrüche oder wachsen Volumen und Standorte? Schreiben Sie messbare Ziele auf, zum Beispiel weniger doppelte Dateneingabe, bessere Lieferfähigkeit oder schnellere Monatsabschlüsse. Ziele helfen, Anbieterpräsentationen auf das Wesentliche zu konzentrieren.
2. Prozesse statt Abteilungen abbilden
Wählen Sie zentrale Abläufe aus und beschreiben Sie deren tatsächlichen Weg vom Auslöser bis zum Ergebnis. Typische Beispiele sind „Anfrage bis Zahlung“, „Bedarf bis Wareneingang“, „Auftrag bis Lieferung“ oder „Störung bis Serviceabrechnung“. Erfassen Sie Standardfälle und wichtige Ausnahmen – nicht jedes denkbare Detail.
3. Anforderungen priorisieren
Teilen Sie Anforderungen in drei Gruppen: Muss (ohne die das Vorhaben scheitert), Soll (wichtig, aber mit vertretbarem Workaround möglich) und Kann (Mehrwert, aber nicht entscheidend). Ergänzen Sie für jede Muss-Anforderung ein nachvollziehbares Abnahmekriterium. Damit reduzieren Sie das Risiko, dass alle Anbieter auf dem Papier „alles können“.
4. Die passenden ERP-Funktionen bewerten
| Bereich | Beispielfragen für die Auswahl |
|---|---|
| Finanzwesen | Welche Buchhaltungs-, Kostenstellen- und Auswertungsprozesse deckt das System ab? Was bleibt bei der Finanzbuchhaltung extern? |
| Warenwirtschaft | Wie funktionieren Einkauf, Lagerorte, Inventur, Chargen und Verfügbarkeitsprüfung? |
| Produktion | Werden Stücklisten, Arbeitspläne, Rückmeldungen, Materialbedarf und Varianten benötigt? |
| Vertrieb & CRM | Wie werden Angebote, Aufträge, Kundenhistorie, Außendienst und Forecast abgebildet? |
| Service | Welche Funktionen sind für Tickets, Einsatzplanung, Verträge, Ersatzteile und Abrechnung nötig? |
| DMS & Zusammenarbeit | Wie werden Dokumente, Versionen, Berechtigungen und Freigaben mit Geschäftsvorfällen verbunden? |
| Rechnungsformate | Kann das System benötigte E-Rechnungen empfangen, validieren, anzeigen und erzeugen? |
5. Kosten über den gesamten Lebenszyklus vergleichen
Die Lizenz- oder Abonnementgebühr ist nur ein Teil der Gesamtkosten. Fragen Sie für jeden Anbieter nach den Kosten für Einführung, Datenmigration, Schnittstellen, Schulung, Support, Hosting, Test- und Produktivumgebungen, Updates und interne Projektzeit. Halten Sie Annahmen, optionale Leistungen und Ausschlüsse fest – nur so werden Angebote vergleichbar.
6. Cloud, Betrieb und Sicherheit einordnen
Vergleichen Sie SaaS, Hosting und eigenen Betrieb anhand Ihrer Anforderungen statt anhand von Schlagworten. Prüfen Sie unter anderem Datenstandort, Backup und Wiederherstellung, Verfügbarkeit, Zugriffsrechte, Update-Fenster, Exportmöglichkeiten und Verantwortlichkeiten. Für Datenschutz und Informationssicherheit braucht es eine Bewertung Ihres konkreten Einsatzes.
7. Eine aussagekräftige Produktvorführung durchführen
Geben Sie allen Anbietern dieselben realistischen Szenarien und Beispieldaten. Bitten Sie sie, den Prozess ohne vorbereitete Sonderpräsentation durchzuspielen. Bewerten Sie nicht nur, ob ein Bildschirm existiert, sondern wie viele Schritte nötig sind, wo Daten eingegeben werden und wie Ausnahmen behandelt werden. Dokumentieren Sie offene Punkte und lassen Sie kritische Funktionen in einer Testumgebung nachweisen.
8. Einführung und Anbieterfähigkeit prüfen
- Wer ist Ihr Ansprechpartner – vor, während und nach dem Projekt?
- Wie werden Scope, Änderungswünsche und Abnahmen gesteuert?
- Welche Mitwirkung verlangt der Anbieter von Ihrem Team?
- Wie werden Datenmigrationen getestet und abgestimmt?
- Welche Schulungen und Materialien sind enthalten?
- Welche Referenzen passen wirklich zu Unternehmensgröße und Prozessen?
- Wie können Sie Daten und Prozesse bei einem späteren Wechsel exportieren?
ERP-Auswahl-Scorecard
Bewerten Sie jedes Kriterium mit einer einheitlichen Skala, zum Beispiel 1 (nicht erfüllt) bis 5 (nachgewiesen erfüllt). Gewichten Sie Kriterien gemeinsam mit den Fachbereichen. Trennen Sie dabei „im Standard enthalten“, „konfigurierbar“, „Zusatzentwicklung“ und „Drittanbieter erforderlich“. Eine einfache Punktzahl ersetzt keine fachliche Prüfung, schafft aber Transparenz über Annahmen und Kompromisse.
ERP-Wechsel: den Übergang mitplanen
Beim Wechsel geht Wissen nicht automatisch mit. Planen Sie Datenbereinigung, Datenzuordnung, Testmigrationen, Archivzugriff auf Altdaten und eine klare Entscheidung zum Umschaltzeitpunkt. Berücksichtigen Sie außerdem parallele Prozesse, Rückfalloptionen, Kommunikation und zusätzliche Kapazität nach dem Go-live.
Nächste Schritte
Wenn Sie eine unabhängige Struktur für Anforderungen und Anbieterbewertung benötigen, lesen Sie weiter bei ERP-Beratung. Für die digitalen Rechnungsprozesse prüfen Sie die Seiten zu E-Rechnung und XRechnung und ZUGFeRD.